Prepara un Plan de Contingencia para tu equipo

Se puede definir el plan de contingencia como la guía que recoge los pasos a seguir para recuperar el servicio de un sistema cuando este ha fallado.

El plan de contingencia consiste en una serie de acciones para la recuperación del sistema, relacionadas con los diferentes escenarios de fallo que se pueden prever.

A continuación os proponemos un sencillo plan de contingencia, que podréis desarrollar con más detalle si os parece interesante.

CASO 1: pérdida de unos datos almacenados en el equipo.

En caso de borrado involuntario de unos datos importantes de nuestro ordenador recurriremos al plan de contingencia preparado, que contemplará alguna de las siguientes posibilidades de solución del problema.

Una posibilidad es recuperar los datos previamente almacenados en una copia de seguridad, pero para ello es necesario haber realizado previamente copias de seguridad de la información.

Es recomendable realizar periódicamente copias (“backups”) de nuestros datos a un soporte distinto al disco duro del equipo, por ejemplo un disco duro externo o un servidor de internet.

Cobian Backup es una herramienta gratuita que permite realizar ese tipo de copias de seguridad de manera sencilla.

En caso de no disponer de una copia de seguridad de los datos habría que recurrir a alguna herramienta de recuperación de archivos, como Recuva, de la que ya os hablamos en un artículo anterior (“Cómo recuperar archivos en Windows: Recuva”).

CASO 2: fallo del sistema operativo.

Existen múltiples razones por las que el sistema operativo de un equipo se puede quedar en un estado incorrecto o inestable. La más común de ellas puede ser el ataque de un virus.

En ese caso será necesario aplicar el plan de contingencia y recuperar el estado normal del equipo.

La solución más evidente sería reinstalar el sistema operativo pero esa no es una operación sencilla ya que suele requerir la instalación posterior de drivers, parches y de las aplicaciones instaladas en el equipo.

Nuestra recomendación es crear una imagen del disco (o partición) que contiene el sistema operativo, una vez instalado todo el software adicional necesario para el funcionamiento del sistema, y almacenar esa imagen para su posterior recuperación en caso de problemas,

Clonezilla es una potente herramienta gratuita que permite crear imágenes de un disco y recuperarlas a posteriori.

CASO 3: Fallo del hardware.

El plan de contingencia debería contemplar los distintos escenarios de fallo del hardware del equipo al que hace referencia, ya que no todos los escenarios son iguales: algunos pueden suponer la reposición de los elementos estropeados pero otros pueden implicar la sustitución del equipo por otro distinto.

En ese último supuesto será necesario aplicar los procedimientos indicados en los pasos anteriores:

  1. Reinstalar el sistema operativo.
  2. Recuperar los datos.

Una buena práctica en estos casos es la de mantener los datos y el sistema operativo en particiones separadas, para facilitar la aplicación del plan de contingencia.

RescueTime, mejora tu productividad en Internet

Hoy os presentamos esta curiosa aplicación que te permitirá estudiar tus hábitos de uso de los programas de tu PC y de cómo usas Internet, lo cual te ayudará a descubrir donde gastas el tiempo y como organizarte mejor.

RescueTime, existe en versión Standalone, es decir, puede funcionar como un programa cualquiera previamente instalado en nuestro sistema operativo, ya sea Windows, Linux o MacOS; o bien, puede funcionar como complemento o plugin de nuestro navegador Web, como pueden ser Firefox o Chrome.

Para la versión Standalone nos tendremos que bajar desde la página oficial de RescueTime el instalador de la aplicación y será necesario registrarnos en su página Web. De este modo, RescueTime guardará las estadísticas en nuestra cuenta.

Si utilizamos RescueTime como plugin para nuestro navegador Firefox o Chrome, no será necesario el registro y únicamente se monitorizará nuestra actividad cuando usemos el navegador que tenga el plugin instalado.

RescueTime recoge estadísticas sobre los programas que utilizamos y en el caso de los navegadores, por donde navegamos. Distingue redes sociales, blogs, webs de diarios, etc.

Nos permite marcarnos objetivos, como por ejemplo, limitar nuestro tiempo de acceso a redes sociales usando alarmas. También compara nuestras estadísticas con las de otros usuarios de forma anónima y nos dice el tiempo que malgastamos en distracciones o que porcentaje de usuarios de RescueTime son más o menos eficientes que nosotros.

La herramienta también nos permite gestionar de forma gratuita el tiempo de una persona, pero en el ámbito empresarial o de grupos de trabajo nos permite adquirir una versión PRO en la que podemos gestionar varios usuarios a la vez. Podemos recoger estadísticas sobre los hábitos grupales de uso de los programas, podemos dar avisos a usuarios que pasan demasiado tiempo con distracciones, etc.

En definitiva, tanto para intentar ser más eficientes a modo de reto personal, como para mejorar la productividad de grupos de trabajo, RescueTime es una herramienta muy interesante y lo mejor es probarla. Una de sus mayores ventajas es nos permite trabajar de forma muy amigable con toda la información que guarda, a través de gráficos, para que tengamos claras las cosas y podamos tomar decisiones de forma sencilla y efectiva.

Por último os dejamos un video que nos enseña que tipo de gráficas podemos visualizar y como sacarles partido, después de unas horas de trabajo con el programa:

Como crear una encuesta en Doodle

En un artículo anterior ya hablamos sobre este ingenioso servicio que sirve para crear encuestas online. De forma fácil y sin necesidad de registrarnos podemos crear encuestas para que nuestros amigos o las personas interesadas den su voto. Si además queremos llevar un control sobre el histórico de encuestas creadas simplemente con registrarnos en Doodle de forma gratuita y crear las encuestas habiendo hecho antes Login, será suficiente.

Como hemos dicho, Doodle permite crear dos tipos de encuestas, que se etiquetan como:

“Planifique un evento”: Este tipo de encuesta nos permite abrir una votación para decidir la fecha o fechas de realización de un evento. Por ejemplo, la fecha para hacer una cena con los amigos o decidir la fecha de la siguiente reunión de trabajo.

“Especifique su preferencia”: Esta encuesta sirve para hacer un sondeo sobre las preferencias de los participantes. Por ejemplo, en una encuesta de “¿cual es tu color favorito?” se mostrarían las colores como opciones a marcar y cada usuario podría marcar uno o más colores como preferidos.

La mecánica es muy sencilla: Para decidir la fecha o fechas de un evento “Planifique un evento” y para decidir una preferencia entre varias opciones “Especifique su preferencia”.

Ahora bien, crear una encuesta en Doodle es bastante simple, pero con el objetivo de aprovechar al máximo las opciones que ofrece Doodle vamos a explicar los pasos a dar para conocer todos los detalles en la creación de encuestas.

Como crear una encuesta de tipo “Planifique un evento”

Paso 1: Introduciremos el titulo, descripción, nombre del creador y e-mail del organizador del evento.

Paso 2: Elegimos la fechas entre las que los usuarios podrán elegir. Doodle recomienda que con una media de 5 fechas a elegir es suficiente para encontrar la adecuada.

Paso 3: Elegimos los horarios. Esto sirve para especificar la hora del evento a parte del día concreto. Podemos usar horas o franjas del día. Por ejemplo si en horarios escribimos dos opciones, una que sea “mañana” y otra “tarde”, para cada día o fecha seleccionada en el paso 2 el usuario que vota en la encuesta podrá elegir entre la opción “mañana” o “tarde”.

Paso 4: En este paso se elige como enviar la invitación, pero antes de eso si nos fijamos en los botones de la parte inferior, está habilitado el botón “Opciones”. Pasa desapercibido pero permite personalizar bastante la encuesta, por lo que si accedemos a las “opciones”, podemos observar el siguiente menú donde podremos habilitar/deshabilitar lo que nos interese:

Opciones encuesta Doodle

Atención a la opción “Only you can modify/delete votes and comments” ya que si no la marcamos, cualquier participante puede cambiar votos y administrar comentarios. Nuestra recomendación es que siempre marquéis esta casilla.

Si desde opciones volvemos a la pantalla del Paso 4, Doodle nos ofrece dos opciones para enviar la invitación a los interesados. Las opciones son:

– “You send the invitation”: Nosotros somos los encargados de enviar la invitación a los participantes. Al terminar la encuesta Doodle nos ofrecerá 2 url o direcciones Web, una para administrar la encuesta y otra para participar en ella. El link o dirección para participar en la encuesta será el que tendremos que copiar en un e-mail y enviarlo a los participantes.

– “Doodle sends the invitation”: Doodle se encarga de enviar la invitación, pero antes tendremos que habernos registrado y haber configurado nuestra cuenta para ello. Doodle permite crear listas de participantes y conectarnos a nuestra libreta de direcciones de Outlook o incluso de Google para gestionar los participantes.

Como crear una encuesta de tipo “Especifique su preferencia”

Los pasos a seguir para crear una encuesta de este tipo solo son 3:

Paso 1: Es exactamente el mismo que en la encuesta “Planifique un evento”.

Paso 2: En este paso seleccionaremos las opciones entre las que pueden elegir los participantes. Por ejemplo, colores, disfraces para elegir en carnavales, los menús de una comida, etc.

Paso 3: Este paso es exactamente igual al Paso 4 de la encuesta “Planifique un evento”. De nuevo, hacemos mención sobre el botón “Opciones”, que pasa desapercibido, pero esconde mucha funcionalidad, como por ejemplo impedir que los participantes puedan votar por más de una opción a la vez, etc.

Una vez creada la encuesta…

Hemos elegido la encuesta que nos interesa y ya la tenemos creada, ¿y ahora qué? Ahora tendremos que preocuparnos de realizar un seguimiento y administrar la encuesta. Para ello dos consideraciones:

Para administrar la encuesta seguir el enlace de administración que os ha facilitado Doodle al acabar de crear la encuesta. Si accedéis al link veréis algo parecido a lo siguiente:

Administrar Encuesta DoodleSi os fijáis las “Funciones” de administración también se muestran debajo de la encuesta en el enlace para participar:

Funciones encuesta doodle

Recordar que si no se activa la opción “Only you can modify/delete votes and comments” al crear la encuesta, cualquier participante podría administrar nuestra encuesta y utilizar las “Funciones”.

Doodle, planifica y organiza eventos

Dodoodle_logoodle es una herramienta Web muy novedosa que nos permitirá crear encuestas de forma rápida y sencilla para que participen amigos, compañeros de trabajo, etc. Su finalidad es por un lado la de planificar reuniones, quedadas, etc. y por otro lado crear encuestas para determinar las preferencias de un grupo.

Doodle es muy sencillo de usar y se pueden crear encuestas sin necesidad de ningún tipo de registro previo.

¿Quieres planificar una reunión de trabajo y sondear quién acudirá y que día u horario prefieren? Simplemente tendrás que crear una encuesta en Doodle proponiendo fechas para realizar la reunión. Una vez creada la encuesta, simplemente mandaremos el link vía email a los interesados y que ellos mismos vayan apuntando si quieren/pueden asistir o no. El aspecto de la encuesta será el siguiente:

doodle_reunion

Cada participante escribe su nombre y marca con un TIC en qué fecha/horario de entre los propuestos puede asistir. A continuación guarda su selección y se añade a la encuesta. Cuando todos hayan votado, podremos decidir con más precisión sobre cuál es la mejor fecha para realizar la reunión.

Poniendo otro ejemplo, si deseamos organizar una cena entre amigos, esta herramienta también nos ayudará a seleccionar la fecha en la que más gente pueda acudir, etc.

Otro tipo de utilidad puede ser para sondear las preferencias de un grupo. Por ejemplo, un grupo de amigos está planeando irse de vacaciones, ¿pero dónde? Creando de nuevo otro tipo de encuesta podremos sondear donde prefiere ir la mayoría. La encuesta ejemplo:

doodle_vacaciones

Como podéis ver, Doodle puede ser de gran utilidad y gracias a su tremenda sencillez, se convierte en algo verdaderamente ingenioso.

Para haceros una mejor idea de las posibilidades que ofrece y empezar a usarla os recomendamos que os paséis por www.doodle.com y la probéis vosotros mismos.

GTD: organiza bien tu trabajo

GTD
GTD

La productividad está intrínsecamente ligada a la organización del trabajo. Esto es así desde la perspectiva del trabajo colectivo (en una fábrica o taller, por ejemplo) pero también en el caso del trabajo “personal”, el conjunto de tareas que cada uno debe llevar a cabo.

Entre los métodos de organización de las tareas personales que se conocen queremos destacar GTD – Getting Things Done (que se podría traducir al español como “consiguiendo hacer las cosas”).

Getting Things Done” es un método de gestión de actividades cuya mecánica básica fue descrita en el libro del mismo nombre escrito por David Allen.

GTD se basa en tres principios:

  1. Mantener fuera de la mente todas las tareas pendientes. Para poder centrarse en la tarea actual, liberándonos de la tensión de planificar el siguiente paso.
  2. Organizar las tareas en listas que son revisadas periódicamente. Para evitar perder información u olvidarse de algo.
  3. Ejecutar en el momento en que surjan aquellas tareas que supongan menos de dos minutos. Para evitar la acumulación de tareas sencillas.

Siguiendo estos principios la mecánica del método GTD se desarrolla en los siguientes pasos:

  • RECOLECTAR: registrar en algún soporte las tareas que van surgiendo.
  • PROCESAR las tareas recopiladas desde el principio decidiendo para cada una si se delega, se realiza en el momento (en caso de que suponga menos de dos minutos) o se pospone, archivándola.
  • ORGANIZAR: las tareas pospuestas se archivan en listas que recogen distintos tipos de tareas: Lista de acciones próximas, Lista de proyectos en curso, Lista de tareas en espera, Lista de tareas que se ejecutarán algún día (o nunca) y Agenda (con las tareas que han de ejecutarse en un momento determinado).
  • REVISAR las listas de tareas para procesarlas.

La principal ventaja de GTD frente a otros métodos de gestión de actividades es que GTD nos permite centrarnos en la realización de las tareas pero garantizando a la vez una adecuada planificación de las mismas.

esquema GTD

Existen numerosas herramientas que permiten implementar GTD aunque la experiencia nos indica que las más efectivas son las más sencillas: una simple hoja de papel, un documento electrónico o emplear nuestro cliente de correo.

GTD se ha convertido en un método de gestión “de culto” y existen numerosas webs y blogs dedicadas a él.

GTD y “Getting things done” son marcas registradas por David Allen & Co.

Mapas Mentales, organiza tus ideas

Los Mapas Mentales o Mind Maps son una herramienta relativamente desconocida que permite de una forma rápida y muy sencilla, plasmar ideas y conceptos en un boceto como el que se puede observar a continuación para Baitic.

mindmapbaitic

El mapa mental ayuda a la organización de las ideas y su interpretación. Nos permitirá agrupar detalles de conceptos e ideas para que no se nos olvide nada y podamos representar de una forma legible lo que ronda por nuestra cabeza.

free_mind

Hay muchos programas que permiten dibujar mapas mentales, pero nosotros nos hemos decantado por el software libre y más en concreto por la aplicación FreeMind para Windows. Tiene licencia GPL y lo podemos descargar desde Sourceforge.

En el caso de usar sistema Unix recomendamos la aplicación VYM, puesto que en plataformas Windows tiene bugs pendientes de resolver y no es una versión muy estable. VYM es algo más sencillo que FreeMind, pero al fin y al cabo eso es lo que se busca en el uso cotidiano de estas herramientas: la sencillez y rapidez a la hora de plasmar ideas.