1. Mantener fuera de la mente todas las tareas pendientes. Para poder centrarse en la tarea actual, liberándonos de la tensión de planificar el siguiente paso.

2. Organizar las tareas en listas que son revisadas periódicamente. Para evitar perder información u olvidarse de algo.

3. Ejecutar en el momento en que surjan aquellas tareas que supongan menos de dos minutos. Para evitar la acumulación de tareas sencillas.

Bajo esta filosofía, Nirvana nos permite ir añadiendo taréas en nuestras listas según prioridades y proyectos en los que estemos trabajando. Nirvana nos facilitará el ir añadiendo las tareas de forma ordenada y  trabajar en equipo, compartiendo tareas con nuestros contactos. A medida que vamos finalizando tareas podremos ir marcándolas como terminadas.

Dentro de las posibilidades de ordenación de tareas, Nirvana nos permite organizar las tareas:

1. Según su prioridad (para hoy, siguientes tareas, tareas para realizar algún día, etc.) y la fecha límite para finalizarlas.

2. Por proyectos, ya que podremos tener tareas de diferentes proyectos y Nirvana nos permite agruparlas.

Otro aspecto bastante curioso y útil es que podemos añadir tags a las tareas. Resulta útil cuando quieres buscar tareas relacionadas por temática.

También encontrarás de gran utilidad la funcionalidad que nos permite exportar nuestras tareas a nuestro buzón de correo electrónico. Si exportamos la información de nuestra cuenta, Nirvana nos enviará por correo electrónico un email con los “To Do”s de forma clara y esquemática.

Para que veáis de que os hablamos y como se organiza Nirvana, a continuación os adjuntamos un pantallazo del interfaz de Nirvana con alguna tarea para hacer Hoy:

Al final, la conclusión es que necesitarás dedicar un poco de tu tiempo para alimentar la aplicación con información e ir gestionando los cambios de estado de las tareas. Pero, si eres metódico, lo encontrarás muy útil y tu productividad mejorará, ya que tendrás marcados objetivos claros y llevarás un seguimiento objetivo de tu trabajo.

Si te ha interesado la herramienta y quieres probar Nirvana tú mismo puedes hacerlo desde www.nirvanahq.com, aunque a día de hoy todavía está en versión BETA. Para registrarte de forma instantánea te pedirá un código promocional, sino tendrás que facilitar tu correo electrónico para que te envíen lo antes posible una invitación.

La productividad está intrínsecamente ligada a la organización del trabajo. Esto es así desde la perspectiva del trabajo colectivo (en una fábrica o taller, por ejemplo) pero también en el caso del trabajo “personal”, el conjunto de tareas que cada uno debe llevar a cabo.

Entre los métodos de organización de las tareas personales que se conocen queremos destacar GTD – Getting Things Done (que se podría traducir al español como “consiguiendo hacer las cosas”).

“Getting Things Done” es un método de gestión de actividades cuya mecánica básica fue descrita en el libro del mismo nombre escrito por David Allen.

GTD se basa en tres principios:

1. Mantener fuera de la mente todas las tareas pendientes. Para poder centrarse en la tarea actual, liberándonos de la tensión de planificar el siguiente paso.
2. Organizar las tareas en listas que son revisadas periódicamente. Para evitar perder información u olvidarse de algo.
3. Ejecutar en el momento en que surjan aquellas tareas que supongan menos de dos minutos. Para evitar la acumulación de tareas sencillas.

Siguiendo estos principios la mecánica del método GTD se desarrolla en los siguientes pasos:

• RECOLECTAR: registrar en algún soporte las tareas que van surgiendo.
• PROCESAR las tareas recopiladas desde el principio decidiendo para cada una si se delega, se realiza en el momento (en caso de que suponga menos de dos minutos) o se pospone, archivándola.
• ORGANIZAR: las tareas pospuestas se archivan en listas que recogen distintos tipos de tareas: Lista de acciones próximas, Lista de proyectos en curso, Lista de tareas en espera, Lista de tareas que se ejecutarán algún día (o nunca) y Agenda (con las tareas que han de ejecutarse en un momento determinado).
• REVISAR las listas de tareas para procesarlas.

La principal ventaja de GTD frente a otros métodos de gestión de actividades es que GTD nos permite centrarnos en la realización de las tareas pero garantizando a la vez una adecuada planificación de las mismas.

Existen numerosas herramientas que permiten implementar GTD aunque la experiencia nos indica que las más efectivas son las más sencillas: una simple hoja de papel, un documento electrónico o emplear nuestro cliente de correo.

GTD se ha convertido en un método de gestión “de culto” y existen numerosas webs y blogs dedicadas a él.

GTD y “Getting things done” son marcas registradas por David Allen & Co.

El mapa mental ayuda a la organización de las ideas y su interpretación. Nos permitirá agrupar detalles de conceptos e ideas para que no se nos olvide nada y podamos representar de una forma legible lo que ronda por nuestra cabeza.

Hay muchos programas que permiten dibujar mapas mentales, pero nosotros nos hemos decantado por el software libre y más en concreto por la aplicación FreeMind para Windows. Tiene licencia GPL y lo podemos descargar desde Sourceforge.

En el caso de usar sistema Unix recomendamos la aplicación VYM, puesto que en plataformas Windows tiene bugs pendientes de resolver y no es una versión muy estable. VYM es algo más sencillo que FreeMind, pero al fin y al cabo eso es lo que se busca en el uso cotidiano de estas herramientas: la sencillez y rapidez a la hora de plasmar ideas.