GTD: organiza bien tu trabajo

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La productividad está intrínsecamente ligada a la organización del trabajo. Esto es así desde la perspectiva del trabajo colectivo (en una fábrica o taller, por ejemplo) pero también en el caso del trabajo “personal”, el conjunto de tareas que cada uno debe llevar a cabo.

Entre los métodos de organización de las tareas personales que se conocen queremos destacar GTD – Getting Things Done (que se podría traducir al español como “consiguiendo hacer las cosas”).

Getting Things Done” es un método de gestión de actividades cuya mecánica básica fue descrita en el libro del mismo nombre escrito por David Allen.

GTD se basa en tres principios:

  1. Mantener fuera de la mente todas las tareas pendientes. Para poder centrarse en la tarea actual, liberándonos de la tensión de planificar el siguiente paso.
  2. Organizar las tareas en listas que son revisadas periódicamente. Para evitar perder información u olvidarse de algo.
  3. Ejecutar en el momento en que surjan aquellas tareas que supongan menos de dos minutos. Para evitar la acumulación de tareas sencillas.

Siguiendo estos principios la mecánica del método GTD se desarrolla en los siguientes pasos:

  • RECOLECTAR: registrar en algún soporte las tareas que van surgiendo.
  • PROCESAR las tareas recopiladas desde el principio decidiendo para cada una si se delega, se realiza en el momento (en caso de que suponga menos de dos minutos) o se pospone, archivándola.
  • ORGANIZAR: las tareas pospuestas se archivan en listas que recogen distintos tipos de tareas: Lista de acciones próximas, Lista de proyectos en curso, Lista de tareas en espera, Lista de tareas que se ejecutarán algún día (o nunca) y Agenda (con las tareas que han de ejecutarse en un momento determinado).
  • REVISAR las listas de tareas para procesarlas.

La principal ventaja de GTD frente a otros métodos de gestión de actividades es que GTD nos permite centrarnos en la realización de las tareas pero garantizando a la vez una adecuada planificación de las mismas.

esquema GTD

Existen numerosas herramientas que permiten implementar GTD aunque la experiencia nos indica que las más efectivas son las más sencillas: una simple hoja de papel, un documento electrónico o emplear nuestro cliente de correo.

GTD se ha convertido en un método de gestión “de culto” y existen numerosas webs y blogs dedicadas a él.

GTD y “Getting things done” son marcas registradas por David Allen & Co.

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